Para saber que el sistema se está llevando correctamente hay que revisar varios puntos.
El empresario novato compra el sistema y se confía en su uso.
Sin embargo, con los permisos correctos usuarios malintencionados pueden defraudar a la empresa y ocultarlo astutamente.
No hay forma de preveer todas las formas posibles en que eso va a ocurrir.
Pero sí hay una lista de mejores prácticas, que deben ejecutar para minimizar el riesgo.
En CONFIGURACION / CANDADOS se puede "cerrar" un mes para un módulo en particular.
Esto es útil y debe hacerse con regularidad, porque las declaraciones de los formularios 103 (Retenciones IR) y 104 (IVA) se presentan mensualmente, y una vez presentadas la información no debe modificarse.
Asegúrese que los candados están actualizados hasta el mes reportado.
En CONTABILIDAD / ASIENTO DE CIERRE se debe generar el asiento que limpia las cuentas de resultados (ingresos, costos y gastos) y alimenta la utilidad o pérdida del ejercicio.
Este cierre impide modificaciones en todo el año cerrado.
Hay clientes que envían papeletas alteradas, que en realidad nunca se acreditaron al banco.
También hay pagos que los clientes hacen y no notifican.
Hay descuentos que no están contabilizados.
Todos estos problemas se arreglan con una conciliación bancaria actualizada.
Se ejecuta en BANCOS / CONCILIACIÓN.
Los módulos INVENTARIO, CUENTAS POR COBRAR y CUENTAS POR PAGAR tienen varias pantallas que generan asientos contables.
El balance general muestra los saldos de las cuentas de estos módulos.
Cada módulo tiene reportes que deben cuadrar con el balance.
En caso de no cuadrar, cada módulo tiene una herramienta que ayuda a conciliarlo.
| Módulo | Reporte | Conciliación |
|---|---|---|
| Inventario | INVENTARIO / REPORTES INVENTARIO / Existencia Costo | INVENTARIO / REPROCESO |
| CXC | CUENTAS POR COBRAR / REPORTES CUENTAS POR COBRAR / Cartera histórica | CONTABILIDAD / CONCILAR MÓDULOS |
| CXP | CUENTAS POR PAGAR / REPORTES CUENTAS POR PAGAR / Cuentas por pagar | CONTABILIDAD / CONCILAR MÓDULOS |
En una empresa, se encontró que un empleado generaba doble pago al proveedor: uno lo entregaba al proveedor y el otro lo cobra el mismo.
Uno se registraba en el módulo de cuentas por pagar, y el otro en CONTABILIDAD / ASIENTOS.
Esto se pudo detectar si usaban la conciliación de módulos, porque se hubiera encontrado el descuadre.
Estos dos reportes muestran los saldos de todas las cuentas de la empresa.
Todas las cuentas deben presentar saldos razonables.
No tolere nombres ambiguos o que no entienda.
Un empleado malintencionado puede tomar estas cuentas ambiguas para ocultar transacciones ilegítimas.
Se obtienen en CONTABILIDAD / REPORTES CONTABLES.