El registro de la entrega se realiza en:
- La aplicación web en la opción
Liquidar Ruta, o
- en PCGerente:
LOGÍSTICA / CONSULTAR GUÍAS, con el botón Retiro Oficina.
Cuando se registra se requiere nombre de la persona que recibe y fotos de evidencia.
La información de la entrega (Persona a la que se entregó, cobro, ubicación GPS, fotos de la entrega) se puede consultar en LOGISTICA / CONSULTAR GUÍAS botón Ver Detalles.
Para loguearte en la aplicación de logística necesitas crear un usuario que esté atado a un conductor.
En ese usuario te cargarán todas las rutas de entrega asignadas al conductor.
Cada ruta de entrega tiene guías asignadas.
De esa forma no se mezclan.
En caso de flete al cobro, el usuario tiene 2 opciones respecto al cobro para poder registrar la entrega:
- Registrar las formas de pago (efectivo, retenciones)
- Solicitar convertir en guía
- El usuario registra la entrega regularmente, pero activando el checkbox "Solicitar convertir en guía"
- En ese momento, el sistema envía un correo de alerta al usuario encargado (ver última sección Notificaciones).
- El usuario encargado de aprobar la conversión abre en PCGerente
LOGISTICA / SOLICITUDES DE CONVERSION DE GUIA
- La pantalla carga automáticamente todas las solicitudes pendientes.
- Para cada caso debe seleccionar si va a aprobar o rechazar la solicitud.
- También tiene 2 botones en la esquina superior izquierda para aplicar a todas las guías:
Aprobar Todo y Rechazar Todo.
- Guarde con el botón
Aplicar Cambios.
IMPORTANTE: Sea rechazo o aprobación, el proceso no se puede revertir.
- El sistema deja la factura de flete al cobro como pendiente en cartera.
- La información de la entrega queda intacta tal como fue registrada por el operador.
Una factura que se genera en logística crea 2 documentos: 1 para el módulo de logística y 1 para el módulo de ventas.
Por lo tanto la aprobación tiene que cambiar 2 documentos en módulos diferentes.
- Genera automáticamente una nota de crédito para causar un efecto tributario de anulación.
- La factura tiene el estado anulado por nota de crédito.
NOTA: Este es el mismo comportamiento que si anulara una factura electrónica que ya estuviera autorizada
La fecha de la nota de crédito es la fecha de la aprobación.
- Cambia el documento de factura a guía
- Cambia la serie 2 del documento por 'CNV', que significa convertido.
- La información de la entrega queda intacta tal como fue registrada por el operador.
NOTA: La razón de cambiar la serie 2, es para eliminar el riesgo de duplicar la numeración.
Para que el sistema envíe el correo de notificación
- Abra
CONFIGURACION / USUARIO y verifique que el usuario que debe ser notificado tenga un correo electrónico bien registrado.
- Abra
CONFIGURACION / NOTIFICACIONES
- En el grupo
Crear una nueva notificación seleccione Solicitud de conversión desde logística de la lista desplegable.
- Haga clic en
Nuevo
- En la lista de usuarios seleccione el/los usuarios que deben ser notificados
- Guarde
Situación: El courier registró una forma de pago equivocada durante la entrega.
Solución:
- Anular el cierre
- Anular el cobro
- Al mismo usuario pedir que registre de nuevo el cobro en la misma fecha, para esto necesita 2 permisos:
- CUENTAS POR COBRAR / PAGOS (para poder registrar el pago)
- ROLES Y ATRIBUCIONES / PUEDE CAMBIAR FECHA EN COMPROBANTES DE INGRESO (para poder mover la fecha y registrarlo el mismo día cobrado)
- Volver a hacer el cierre (Puede hacerlo un supervisor)