- Crear Líneas y artículos (identificando la unidad de medida) en PCGerente
- Crear todas las recetas (tanto de plato final(RF) como de producción(PCG)) para que el inventario se dé de baja correctamente al momento de vender:
- Producción (ej. convertir Huevo Und + Aceite Lg en Mayonesa Lt). Armar Receta y Conversión
- Explosión (ej. convertir Cerdo a la canal Kg en Bondiola Kg, Picaña de cerdo kg, Chuleta Kg)
- Plato final (Cuando se venda el plato final, descargar sus componentes)
- Levantar un inventario inicial y cargarlo al sistema
- Disciplinadamente registrar todo movimiento de inventario en el sistema desde PCG:
- Compras: Las facturas de compras de inventario deben ser ingresadas puntualmente por el encargado de bodega, de esta manera siempre habrá inventario para hacer la producción
- Producciones para que tengan stock y estén correctamente costeadas al momento de vender.
- Ajuste de Ingreso/Egresos
- Tomas físicas
- Transferencias, opcional con Pedido Interno
- Reposición
- Monitorear constantemente los reportes del sistema para verificar el buen uso y funcionamiento:
- Reporte de existencias
- KARDEX revisar si hay discrepancia entre el físico y el sistema; Hacer tomas físicas de inventario a intervalos regulares (ej. cada semana) y cerrarlas para que el sistema ajuste las cantidades.
- En base a las recetas, el dueño / contador debería revisar ESTADO DE RESULTADO (cuenta COSTO DE VENTAS)
- En base a las egresos el dueño / contador debería revisar ESTADO DE RESULTADO (cuentas configuradas en el video de ajuste de egreso: https://www.youtube.com/watch?v=JYHm6fekszs&t=6s)
- Correr el reproceso del inventario con regularidad para que cuadren el módulo de inventario vs la contabilidad siempre antes de llenar la toma física.
- Los artículos se registran en
INVENTARIO / ARTICULO.
- No se deben crear en Runfood por que se generan mal los asientos contables.
- Los artículos pueden ser stockeables o no stockeables, y pueden tener o no tener componentes.
- Los componentes siempre deben ser artículos stockeables.
- Un artículo no puede cambiar su naturaleza (stockeable / no-stockeable, plato de venta / producción, materia prima / plato de venta, etc.) Cree un artículo nuevo en su lugar.
- Si un artículo solía ser no-stockeable y se quiere cambiar a stockeable, no se puede hacer el cambio. Se debe crear un artículo nuevo para que trabaje de la otra forma. Intentar hacer estos cambios traerá problemas graves al inventario.
Cree / modifique artículos únicamente en PCGerente.
Utilice Runfood sólo para configurar componentes de recetas de platos finales
Un artículo no puede sufrir absolutamente ningún cambio en su naturaleza:
- No puedes cambiarle la descripción para que sea otro ítem
- No puedes tratarlo como no-stockeable y luego cambiarlo a stockeable
- No puedes cambiarle la unidad de medida
La razón es muy simple y tiene gran profundidad: el sistema debe reflejar lo que ocurre en la vida real. En la vida real no se puede cambiar ninguna de estas cosas. Cualquier cambio de esta naturaleza implica crear un producto NUEVO.
Sí puedes corregir: un error ortográfico en la descripción, el código si estás armando una nueva organización, el precio, la clasificación.
Esta aclaración no se necesita hacer en empresas comerciales, ya que cualquiera de estos cambios automáticamente se traduce en el mundo físico con un cambio de producto (el fabricante crea otro código). Entonces los usuarios no necesitan razonarlo, porque el fabricante ya les ayuda con eso.
Sin embargo, en los restaurantes esto causa mucha confusión porque piensan "mantequilla es mantequilla". Pero hay una diferencia enorme entre llevar :
- Mantequilla por kg ($ 3)
- Mantequilla por baldes ($ 30)
- Mantequilla por cajas de 500g ($ 1.5)
- Mantequilla por lb ($ 1.3)
Lo primero que debes hacer es definir una forma estándar de trabajar, y por eso siempre se recomienda el kilogramo. De esa forma, se cual sea la presentación en que compres la mantequilla, el usuario debe saber que primero debe convertirlo a kg para poder registrarlo.
Esta confusión es la CAUSA # 1 de los errores en el inventario.
- El encargo del inventario debe estar atento a esto y debe tener bien claras las unidades de conversión.
| Tipo |
Ejemplo |
Configurar componentes |
Ingreso de stock |
Salida de Stock |
Comentario |
Tiene costo |
Tiene precio |
| Artículo stockeable regular |
Botella de agua |
- |
COMPRAS / COMPRA DE INVENTARIO |
VENTA DEL MISMO ARTÍCULO |
En empresas comerciales (ej. tienda de ropa) todos los artículos son de este tipo |
Sí |
Sí |
| Materia prima |
Pollo Kg |
- |
COMPRAS / COMPRA DE INVENTARIO |
TRANSFORMACIÓN (ingresa Filete de pollo Und) |
Este artículo se compra, pero no se vende |
Sí |
No |
| Explosión |
Filete de pollo UND |
- |
INVENTARIO / CONVERSIÓN |
Al vender SUPER COMBO FILETE, se descarga automáticamente |
Este artículo no se compra ni es vende. Se ingresa cuando se hace una transformación y se rebaja cuando se vende un plato final |
Sí |
No |
| Producción |
Mayonesa Lt |
En PCGerente: INVENTARIO / RECETA |
INVENTARIO / ARMAR RECETA |
Al vender SUPER COMBO FILETE, se descarga automáticamente Este artículo no se compra ni es vende. Se ingresa cuando se hace una producción y se rebaja cuando se vende un plato final |
Sí |
No |
|
| Plato Final con receta |
Súper combo filete |
En Runfood: ARTICULO/botón Componentes |
No aplica |
No aplica |
Al vender este producto, se descargan automáticamente sus componentes |
No |
Sí |
- El ingreso de mercaderías se registra en
COMPRAS / COMPRA DE INVENTARIO.
- El inventario inicial debe subirse como COMPRA INFORMAL DE INVENTARIO. Vea el artículo original
- Abrir
INVENTARIO/REPORTES DE INVENTARIO
- Escoger
Existencias Costo
- Botón
Vista previa
La producción con recetas se refiere al proceso de convertir materiales (componentes) en un producto final. Este proceso implica dos acciones principales:
- Egresar los componentes: Retirar del inventario los ingredientes o materiales necesarios para crear el producto final.
- Ingresar el producto final: Añadir al inventario el producto terminado.
Por ejemplo:
Producción Pan
• Egresar: Harina, levadura, sal, azúcar
• Ingresar: Pan
Producción de Salsa de Tomate
• Egresar: Tomates, cebolla, ajo, sal, azúcar, aceite de oliva
• Ingresar: Salsa de Tomate
Producción de Mermelada de Fresa:
• Egresar: Fresas, azúcar, pectina, jugo de limón
• Ingresar: Mermelada de Fresa
Involucra 2 pasos:
- Configurar una receta en
INVENTARIO/RECETA. Esto se hace una sola vez.
- Registrar una producción en
INVENTARIO/ARMAR RECETA.
Si tiene muchas recetas, podemos cargarlas desde Excel, utilice el siguiente formato https://www.dropbox.com/scl/fi/sbkwypje98ibza6jo2fg3/Formato-inventario-recetas.xlsx?rlkey=cifbs8awkvctkvzvkzvevezh8&dl=1
Una vez el cliente llene el formulario de recetas, PCG procede a subirlas con ayuda de programación:
- Es idéntica a la anterior, pero sin configurar una receta previa.
- Es una producción libre que se utiliza para correcciones de inventario o producciones improvisadas.
- Se registra en la pantalla de
INVENTARIO/CONVERSIÓN.
- En esta pantalla, simplemente se llenan los artículos que se van a egresar y el artículo que se va a ingresar.
Esta pantalla tiene varios casos de uso:
| Situación |
Problema |
Solución |
| Corrección de Inventario |
Se compró el producto A, pero tras una inspección se encontró que en realidad era el producto B. |
Egresar el producto A del inventario e ingresar el producto B mediante una producción sin receta. |
| Producción Experimental |
Se fabricó un producto C experimental. |
Egresar los componentes utilizados para fabricar el producto C e ingresar el producto C mediante una producción sin receta. |
| Uso de Recursos Propios |
La empresa normalmente compra zumo de limón, pero se terminó el stock. |
Utiliza limones propios para hacer el jugo, egresando los limones e ingresando el zumo de limón como producto final. |
- La explosión libre se refiere al proceso de descomponer un producto en varios productos o componentes más pequeños.
- Este proceso implica descargar (egresar) un producto del inventario y generar (ingresar) varios productos a partir de este.
- Se registra en la pantalla de
INVENTARIO/CONVERSIÓN. Es idéntico al caso anterior, pero con varios artículos en el ingreso.
Por ejemplo
Egresar
Ingresar
- BRAZO KG
- PIERNA KG
- CARNE PARA FRITADA KG
Egresar
Ingresar
- PIERNAS UNID
- ALITAS UNID
- PECHUGAS UNID
- CADERAS UNID
Configurar los productos que deben darse de baja al vender un plato al público.
En RUNFOOD:
- Abrir
INVENTARIO / ARTICULO
- Escoger un plato final
- Botón Componentes
- Configurar los artículos que deben rebajarse cuando se venda el plato.
- Los ajustes de egreso/ingreso son operaciones que permiten registrar movimientos de inventario que no están relacionados directamente con una facturación o venta.
- Reflejan situaciones especiales que afectan el inventario que no pasan por el proceso habitual de ventas o compras facturadas.
- Por ejemplo, cuando se detectan pérdidas de inventario por robos, daños, o errores en el conteo.
- Se registran en
INVENTARIO/AJUSTE DE EGRESO.
- El sistema permite crear varios tipos de ajuste para que afecten a diferentes cuentas contables, de esa forma al leer el Estado de Resultados se tiene una visibilidad de los diferentes rubros que componen el costo:
- Costo de ventas (por receta de platos finales y venta directa de productos stockeables)
- Egresos por almuerzos de personal
- Egresos por mercadería dañada
- Costo por toma física de inventario
- Egresos por mermas Etc.
NOTA: El video de ajustes de egreso DEBE VERLO EL CONTADOR para que configure correctamente los tipos de egreso:
https://www.youtube.com/watch?v=JYHm6fekszs&t=6s
- Registrar el conteo físico y generar ajustes por las diferencias.
- Todo restaurante define su política de tomas físicas con periodicidad, ej. DIARIA, SEMANAL.
- Video https://www.youtube.com/watch?v=DRKnUMt9WAY
- Para configurar una cuenta contable específica para la toma física, crear un tipo de ajuste llamado
CIERRE TOMA FISICA.
- No inventariar vegetales, sino enviarlos directamente al costo.
- Todos los artículos deben registrarse con su unidad de medida como parte de la descripción.
- Las unidades de medida deben tener costo significativo, y estar estandarizadas según el sistema internacional de medidas.
- Las unidades de medida siempre deben ser parte de la descripción de los artículos creados.
| Incorrecto |
Correcto |
Razón |
| Licor |
Licor Lt. |
No especifica unidad de medida |
| Licor onza |
Licor Lt. |
La onza tiene un costo muy bajo, con muchos decimales |
| Licor ml |
Licor Lt. |
Mismo problema que la onza |
| Queso lb |
Queso kg. |
La libra no es parte del sistema internacional de medidas |
- Si el restaurante tiene cierto tamaño, es una buena práctica separar la cocina y la bodega de recepción de mercadería en el sistema y encargar a responsables diferentes.
- En caso de tener varios locales, deja de ser una buena práctica y se convierte en OBLIGATORIO.
- El personal de la cocina / local, solicita a bodega central mediante
INVENTARIO / PEDIDO INTERNO. En esta pantalla tiene un campo observación que puede usar para pedir cualquier cosa que no sea parte del inventario.
- El personal de bodega recupera ese pedido interno en
INVENTARIO / CONSULTA DE AJUSTES, luego:
- Filtrar por el documento Pedido Interno
- Filtrar por la bodega de origen del pedido interno
- Escoger el pedido interno que se desea procesar
- Clic en Confirmar
- El sistema abre la pantalla de transferencias
- El usuario puede editar la transferencia si así lo desea
- Guardar
También se pueden hacer transferencias libres (sin pasar por el pedido interno) en INVENTARIO / TRANSFERENCIA.
R: Depende de si necesita llevar el stock del producto que está consultando. Por ejemplo, ¿Necesita llevar el stock de...?
- Almuerzos del personal ? R: No; por lo tanto hacer ajuste de egreso de los componentes
- Aliños? R: No, por lo tanto hacer egreso de los componentes
- Maíz Tostado? R: Sí, por lo tanto (1) hacer producciones (receta, armar receta), (2) egreso de los consumos diarios del tostado
- Alimentos dañados? R: No, por lo tanto hacer egreso de todo lo que se dañe / queme /etc.
- Espumillas? r: No, por lo tanto
- OPCION A) en RF configurar directamente los componentes del plato final (ej. huevo, colorante, etc.)
- OPCION B) Ajuste de egreso lo que se usa al fabricar espumilla (ej. huevo, colorante, etc.)
Crean dos artículos para representar al mismo producto, digamos A y B. Unos usuarios usan el producto A y otros usan el producto B terminando en una gran confusión y sin tener el stock real en ninguno de los dos.
EL usuario intenta resolver por su cuenta conservando ambos y haciendo ajustes para pasar de un producto a otro.
Esto es mala idea, porque dejas ahí un producto "basura", una mina que cualquiera puede pisar y explotar en problemas de nuevo.
La solución es recurrir a soporte técnico para que te borren los productos por base de datos, para esto tienes que enviar un archivo excel indicando los reemplazos, sólo se necesitan 2 columnas:
| Código Equivocado |
Codigo correcto |
| B |
A |
| OtroB |
OtroA |
| OtroMasB |
OtroMasA |
El personal de soporte borrará el artículo B y pasará todo su historial al artículo A para que parezca que siempre fue uno solo.
Por ejemplo: las ventas de noviembre que se hicieron mientras no había recetas. Se cargaron en diciembre, el cliente pide que las ventas de noviembre descarguen recetas como hubieran sido cargadas a tiempo.
Esto es una mala recomendación porque persigue objetivo de obtener el costo, pero es muchísimo trabajo, porque:
- Las recetas nunca se ingresan bien la primera vez, siempre son sujetas a un proceso de ensayo/error
- Va a generar muchos negativos, productos cruzados, etc. y cosas que no se tuvieron en cuenta
- Aunque carguen las compras de inventario de materia prima, también tienen que ingresarse las producciones. Y nunca, ningún restaruante tiene un registro exacto de esto, por lo tanto no se pueden reconstruir. Se deben aproximar y queda un trabajo bastante deficiente.
El input (horas de trabajo) es muy caro para el output (costo pobremente aproximado).