- Crear Líneas y artículos (identificando la unidad de medida) en PCGerente
- Crear todas las recetas (tanto de plato final(RF) como de producción(PCG)) para que el inventario se dé de baja correctamente al momento de vender:
- Producción (ej. convertir Huevo Und + Aceite Lg en Mayonesa Lt). Armar Receta y Conversión
- Explosión (ej. convertir Cerdo a la canal Kg en Bondiola Kg, Picaña de cerdo kg, Chuleta Kg)
- Plato final (Cuando se venda el plato final, descargar sus componentes)
- Levantar un inventario inicial y cargarlo al sistema
- Disciplinadamente registrar todo movimiento de inventario en el sistema desde PCG:
- Compras: Las facturas de compras de inventario deben ser ingresadas puntualmente por el encargado de bodega, de esta manera siempre habrá inventario para hacer la producción
- Producciones para que tengan stock y estén correctamente costeadas al momento de vender.
- Ajuste de Ingreso/Egresos
- Tomas físicas
- Transferencias, opcional con Pedido Interno
- Reposición
- Monitorear constantemente los reportes del sistema para verificar el buen uso y funcionamiento:
- Reporte de existencias
- KARDEX revisar si hay discrepancia entre el físico y el sistema; Hacer tomas físicas de inventario a intervalos regulares (ej. cada semana) y cerrarlas para que el sistema ajuste las cantidades.
- En base a las recetas, el dueño / contador debería revisar ESTADO DE RESULTADO (cuenta COSTO DE VENTAS)
- En base a las egresos el dueño / contador debería revisar ESTADO DE RESULTADO (cuentas configuradas en el video de ajuste de egreso: https://www.youtube.com/watch?v=JYHm6fekszs&t=6s)
- Correr el reproceso del inventario con regularidad para que cuadren el módulo de inventario vs la contabilidad siempre antes de llenar la toma física.
- Los artículos se registran en
INVENTARIO / ARTICULO.
- No se deben crear en Runfood por que se generan mal los asientos contables.
- Los artículos pueden ser stockeables o no stockeables, y pueden tener o no tener componentes.
- Los componentes siempre deben ser artículos stockeables.
- Un artículo no puede cambiar su naturaleza (stockeable / no-stockeable, plato de venta / producción, materia prima / plato de venta, etc.) Cree un artículo nuevo en su lugar.
- Si un artículo solía ser no-stockeable y se quiere cambiar a stockeable, no se puede hacer el cambio. Se debe crear un artículo nuevo para que trabaje de la otra forma. Intentar hacer estos cambios traerá problemas graves al inventario.
Cree / modifique artículos únicamente en PCGerente.
Utilice Runfood sólo para configurar componentes de recetas de platos finales
| Tipo |
Ejemplo |
Configurar componentes |
Ingreso de stock |
Salida de Stock |
Comentario |
Tiene costo |
Tiene precio |
| Artículo stockeable regular |
Botella de agua |
- |
COMPRAS / COMPRA DE INVENTARIO |
VENTA DEL MISMO ARTÍCULO |
En empresas comerciales (ej. tienda de ropa) todos los artículos son de este tipo |
Sí |
Sí |
| Materia prima |
Pollo Kg |
- |
COMPRAS / COMPRA DE INVENTARIO |
TRANSFORMACIÓN (ingresa Filete de pollo Und) |
Este artículo se compra, pero no se vende |
Sí |
No |
| Explosión |
Filete de pollo UND |
- |
INVENTARIO / CONVERSIÓN |
Al vender SUPER COMBO FILETE, se descarga automáticamente |
Este artículo no se compra ni es vende. Se ingresa cuando se hace una transformación y se rebaja cuando se vende un plato final |
Sí |
No |
| Producción |
Mayonesa Lt |
En PCGerente: INVENTARIO / RECETA |
INVENTARIO / ARMAR RECETA |
Al vender SUPER COMBO FILETE, se descarga automáticamente Este artículo no se compra ni es vende. Se ingresa cuando se hace una producción y se rebaja cuando se vende un plato final |
Sí |
No |
|
| Plato Final con receta |
Súper combo filete |
En Runfood: ARTICULO/botón Componentes |
No aplica |
No aplica |
Al vender este producto, se descargan automáticamente sus componentes |
No |
Sí |
- El ingreso de mercaderías se registra en
COMPRAS / COMPRA DE INVENTARIO.
- El inventario inicial debe subirse como COMPRA INFORMAL DE INVENTARIO. Vea el artículo original
- Abrir
INVENTARIO/REPORTES DE INVENTARIO
- Escoger
Existencias Costo
- Botón
Vista previa
La producción con recetas se refiere al proceso de convertir materiales (componentes) en un producto final. Este proceso implica dos acciones principales:
- Egresar los componentes: Retirar del inventario los ingredientes o materiales necesarios para crear el producto final.
- Ingresar el producto final: Añadir al inventario el producto terminado.
Por ejemplo:
Producción Pan
• Egresar: Harina, levadura, sal, azúcar
• Ingresar: Pan
Producción de Salsa de Tomate
• Egresar: Tomates, cebolla, ajo, sal, azúcar, aceite de oliva
• Ingresar: Salsa de Tomate
Producción de Mermelada de Fresa:
• Egresar: Fresas, azúcar, pectina, jugo de limón
• Ingresar: Mermelada de Fresa
Involucra 2 pasos:
- Configurar una receta en
INVENTARIO/RECETA. Esto se hace una sola vez.
- Registrar una producción en
INVENTARIO/ARMAR RECETA.
Si tiene muchas recetas, podemos cargarlas desde Excel, utilice el siguiente formato https://www.dropbox.com/scl/fi/sbkwypje98ibza6jo2fg3/Formato-inventario-recetas.xlsx?rlkey=cifbs8awkvctkvzvkzvevezh8&dl=1
Una vez el cliente llene el formulario de recetas, PCG procede a subirlas con ayuda de programación:
- Es idéntica a la anterior, pero sin configurar una receta previa.
- Es una producción libre que se utiliza para correcciones de inventario o producciones improvisadas.
- Se registra en la pantalla de
INVENTARIO/CONVERSIÓN.
- En esta pantalla, simplemente se llenan los artículos que se van a egresar y el artículo que se va a ingresar.
Esta pantalla tiene varios casos de uso:
| Situación |
Problema |
Solución |
| Corrección de Inventario |
Se compró el producto A, pero tras una inspección se encontró que en realidad era el producto B. |
Egresar el producto A del inventario e ingresar el producto B mediante una producción sin receta. |
| Producción Experimental |
Se fabricó un producto C experimental. |
Egresar los componentes utilizados para fabricar el producto C e ingresar el producto C mediante una producción sin receta. |
| Uso de Recursos Propios |
La empresa normalmente compra zumo de limón, pero se terminó el stock. |
Utiliza limones propios para hacer el jugo, egresando los limones e ingresando el zumo de limón como producto final. |
- La explosión libre se refiere al proceso de descomponer un producto en varios productos o componentes más pequeños.
- Este proceso implica descargar (egresar) un producto del inventario y generar (ingresar) varios productos a partir de este.
- Se registra en la pantalla de
INVENTARIO/CONVERSIÓN. Es idéntico al caso anterior, pero con varios artículos en el ingreso.
Por ejemplo
Egresar
Ingresar
- BRAZO KG
- PIERNA KG
- CARNE PARA FRITADA KG
Egresar
Ingresar
- PIERNAS UNID
- ALITAS UNID
- PECHUGAS UNID
- CADERAS UNID
Configurar los productos que deben darse de baja al vender un plato al público.
En RUNFOOD:
- Abrir
INVENTARIO / ARTICULO
- Escoger un plato final
- Botón Componentes
- Configurar los artículos que deben rebajarse cuando se venda el plato.
- Los ajustes de egreso/ingreso son operaciones que permiten registrar movimientos de inventario que no están relacionados directamente con una facturación o venta.
- Reflejan situaciones especiales que afectan el inventario que no pasan por el proceso habitual de ventas o compras facturadas.
- Por ejemplo, cuando se detectan pérdidas de inventario por robos, daños, o errores en el conteo.
- Se registran en
INVENTARIO/AJUSTE DE EGRESO.
- El sistema permite crear varios tipos de ajuste para que afecten a diferentes cuentas contables, de esa forma al leer el Estado de Resultados se tiene una visibilidad de los diferentes rubros que componen el costo:
- Costo de ventas (por receta de platos finales y venta directa de productos stockeables)
- Egresos por almuerzos de personal
- Egresos por mercadería dañada
- Costo por toma física de inventario
- Egresos por mermas Etc.
NOTA: El video de ajustes de egreso DEBE VERLO EL CONTADOR para que configure correctamente los tipos de egreso:
https://www.youtube.com/watch?v=JYHm6fekszs&t=6s
- Registrar el conteo físico y generar ajustes por las diferencias.
- Todo restaurante define su política de tomas físicas con periodicidad, ej. DIARIA, SEMANAL.
- Video https://www.youtube.com/watch?v=DRKnUMt9WAY
- Para configurar una cuenta contable específica para la toma física, crear un tipo de ajuste llamado
CIERRE TOMA FISICA.
- No inventariar vegetales, sino enviarlos directamente al costo.
- Todos los artículos deben registrarse con su unidad de medida como parte de la descripción.
- Las unidades de medida deben tener costo significativo, y estar estandarizadas según el sistema internacional de medidas.
- Las unidades de medida siempre deben ser parte de la descripción de los artículos creados.
| Incorrecto |
Correcto |
Razón |
| Licor |
Licor Lt. |
No especifica unidad de medida |
| Licor onza |
Licor Lt. |
La onza tiene un costo muy bajo, con muchos decimales |
| Licor ml |
Licor Lt. |
Mismo problema que la onza |
| Queso lb |
Queso kg. |
La libra no es parte del sistema internacional de medidas |
- Si el restaurante tiene cierto tamaño, es una buena práctica separar la cocina y la bodega de recepción de mercadería en el sistema y encargar a responsables diferentes.
- En caso de tener varios locales, deja de ser una buena práctica y se convierte en OBLIGATORIO.
- El personal de la cocina / local, solicita a bodega central mediante
INVENTARIO / PEDIDO INTERNO. En esta pantalla tiene un campo observación que puede usar para pedir cualquier cosa que no sea parte del inventario.
- El personal de bodega recupera ese pedido interno en
INVENTARIO / CONSULTA DE AJUSTES, luego:
- Filtrar por el documento Pedido Interno
- Filtrar por la bodega de origen del pedido interno
- Escoger el pedido interno que se desea procesar
- Clic en Confirmar
- El sistema abre la pantalla de transferencias
- El usuario puede editar la transferencia si así lo desea
- Guardar
También se pueden hacer transferencias libres (sin pasar por el pedido interno) en INVENTARIO / TRANSFERENCIA.
R: Depende de si necesita llevar el stock del producto que está consultando. Por ejemplo, ¿Necesita llevar el stock de...?
- Almuerzos del personal ? R: No; por lo tanto hacer ajuste de egreso de los componentes
- Aliños? R: No, por lo tanto hacer egreso de los componentes
- Maíz Tostado? R: Sí, por lo tanto (1) hacer producciones (receta, armar receta), (2) egreso de los consumos diarios del tostado
- Alimentos dañados? R: No, por lo tanto hacer egreso de todo lo que se dañe / queme /etc.
- Espumillas? r: No, por lo tanto
- OPCION A) en RF configurar directamente los componentes del plato final (ej. huevo, colorante, etc.)
- OPCION B) Ajuste de egreso lo que se usa al fabricar espumilla (ej. huevo, colorante, etc.)