¶ Mensaje
Mensaje 1
El Rubro 1 - SUELDO, debe poseer por lo menos una Cuenta Contable especificada.
Mensaje 2
No se encontró cuenta contable para el rubro VACACIONES.
¶ Causa
El mensaje ocurre porque el sistema está buscando un enlace contable que no ha sido definido o se han definido más enlaces que los estrictamente necesarios.
¶ Explicación
El sistema de nómina genera asientos contables cuando se genera un rol.
Para saber qué cuentas utilizar, el sistema define enlaces contables.
Los enlaces contables se especifican por cada combinación de rubro y departamento, por ejemplo:
SI la empresa tiene definido 2 departamentos:
- VENTAS
- ADMINISTRACIÓN
Y utiliza 3 rubros:
- SUELDO
- APORTE IESS
- NETO A RECIBIR.
Entonces el sistema solicita 6 enlaces contables:
- Dpto. VENTAS - Rubro SUELDO
- Dpto. VENTAS - Rubro APORTE IESS
- Dpto. VENTAS - Rubro NETO A RECIBIR
- Dpto. ADMINISTRACIÓN - Rubro SUELDO
- Dpto. ADMINISTRACIÓN - Rubro APORTE IESS
- Dpto. ADMINISTRACIÓN - Rubro NETO A RECIBIR
¶ Cuentas por empleado
PCGerente admite configuración de cuentas por empleado.
Esto se configura por cada rubro.
- Abra
NOMINA / RUBROS - Edite el rubro que desea configurar
- Verifique la casilla
Personalizar una cuenta contable distinta para cada empleado.
Recomendamos que todos los rubros tengan desactivada esta opción, ya que multiplica el trabajo de configuración de enlaces contables y la respectiva conciliación entre el módulo de nómina y el módulo de contabilidad.
Para utilizar esta funcionalidad, los enlaces se configuran en NOMINA / CUENTA RUBRO DEPARTAMENTO, seleccionando la opción Rubros por Empleado en la parte superior izquierda de la pantalla.
Un ejemplo de uso común es personalizar las cuentas contables de préstamos a empleados. Sin embargo, también desaconsejamos esta práctica.
¶ Tipos de rubros
¶ 1. Ingresos
Representan ingresos para el empleado, más dinero a recibir en su rol de pagos.
Sólo necesitan enlace en el Deudor (Debe), por lo general es una cuenta de gastos (que empieza con el número 6). Ej.
- SUELDO:
DEBE6101001001 - SUELDOS Y SALARIOS
HABERVACÍO - HORAS EXTRAS:
DEBE6101001003 - HORAS EXTRAS
HABERVACÍO - DECIMO TERCERO ROL:
DEBE6101002002 - DÉCIMO TERCERO
HABERVACÍO - DECIMO CUARTO ROL:
DEBE6101002003 - DÉCIMO CUARTO
HABERVACÍO
¶ 2. Egresos
Representan descuentos para el empleado, menos dinero a recibir en su rol de pagos.
Sólo necesitan enlace en el Acreedor (Haber), por lo general es una cuenta de pasivo (2) o de ingresos (4). Ej:
- APORTE IESS EMPLEADO:
DEBEVACÍO
HABER2102001001 - APORTE PERSONAL POR PAGAR - MULTAS:
DEBEVACÍO
HABER4201001001 - OTROS INGRESOS
¶ 3. Provisiones
Representan gastos que la empresa genera pero que va a pagar después. En el caso del aporte patronal, el pago final lo recibirá el IESS. En el caso de los beneficios sociales, el pago final lo recibirá el Empleado.
El sistema utiliza estos rubros para registrar la creación de una provisión, que ocurre cada fin de mes.
Necesitan los 2 enlaces, en el debe es una cuenta de gastos y en el haber una cuenta de pasivos. Ej:
-
APORTE PATRONAL:
DEBE6101003001 - APORTE PATRONAL
HABER2102001002 - APORTE PATRONAL POR PAGAR -
VACACIONES
DEBE6101002001 - VACACIONES
HABER2102002001 - VACACIONES POR PAGAR -
DECIMO TERCER SUELDO
DEBE6101002002 - DÉCIMO TERCERO
HABER2102002002 - DECIMO TERCER SUELDO POR PAGAR -
DECIMO CUARTO SUELDO
DEBE6101002003 - DÉCIMO TERCERO
HABER2102002003 - DECIMO CUARTO SUELDO POR PAGAR
¶ 4. Pagos de provisiones
El sistema utiliza estos rubros para registrar el pago (desembolso de dinero) de una provisión creada anteriormente.
Se usan en las pantallas de liquidación de vacaciones y liquidación laboral.
Es igual que en provisiones, pero se invierten las cuentas del debe y el haber. Ej:
-
PAGO VACACIONES PROVISIONADAS
DEBE2102002001 - VACACIONES POR PAGAR
HABER6101002001 - VACACIONES -
PAGO DECIMO TERCER SUELDO PROVISIONADO
DEBE2102002002 - DECIMO TERCER SUELDO POR PAGAR
HABER6101002002 - DÉCIMO TERCERO -
PAGO DECIMO CUARTO SUELDO PROVISIONADO
DEBE2102002003 - DECIMO CUARTO SUELDO POR PAGAR
HABER6101002003 - DÉCIMO TERCERO
¶ Solución
- Abre
NOMINA / CUENTA RUBRO DEPARTAMENTO - define los enlaces que hagan falta según cada rubro
- limpia los enlaces que son erróneos según cada rubro
¶ ¿Cómo limpiar un enlace contable?
Debes ir hasta el final de la lista de cuentas y seleccionar la cuenta en blanco, o selecciona desde el plan de cuentas que tienes a la derecha la cuenta DESCUADRE.
La cuenta descuadre debe ser del grupo 8.
¶ Problemas con la cuenta descuadre
Las 5 cuentas del grupo 8 deben llamarse descuadre.
Hay clientes que por ignorancia cambian el nombre de la cuenta descuadre y generan este error.
Sólo para soporte técnico de PCGerente
VERIFICA QUE LA CUENTA EXISTE, TIENE EL SECUENCIAL CORRECTO, EL NOMBRE CORRECTO Y PERTENENCE AL GRUPO CORRECTO. Puedes ayudarte con este script
SELECT * FROM CUENTA WHERE secuencial=624