¶ Introducción
PCGerente puede migrar saldos, pero no transacciones de:
- Cuentas por Cobrar
- Cuentas por Pagar
- Inventario
- Provisiones pendientes en nómina
- Inventario de Activos fijos
No migramos plan de cuentas.
¶ Saldo inicial del módulo bancos
Se necesita para poder hacer la conciliación bancaria. Consiste de:
- El saldo inicial en libros
- Los cheques girados y no cobrados
¶ Ejemplo práctico
Esta empresa empieza a utilizar PCGerente el 1 de Enero de 2021.
Por lo tanto, los saldos se migran al 31 de Diciembre de 2020.
El saldo final de la cuenta BANCO PRODUBANCO es de $ 1000.
Hay 3 cheques girados y no cobrados:
- Cheque # 999 a nombre de DESARSOFT SA por $ 100 girado para el 01/02/2021.
- Cheque # 998 a nombre de RUNFOOD SA por $ 100 girado para el 01/02/2021.
- Cheque # 997 a nombre de FIXER SA por $ 100 girado para el 01/02/2021.
El balance inicial sería así:
Documento: SALDO INICIAL (SI)
Fecha: 31/12/2020
Cuenta Debe Haber # Bco F.Bco Produbanco $ 1000 - 1 31/12/2020 Patrimonioi - $ 1000 - -
Todo balance inicial define los saldos en las cuentas de activo y pasivo y juega contra una cuenta de patrimonio: Si la empresa es nueva, la cuenta suele ser
CAPITAL SOCIAL. Si la empresa ya tiene historia, la cuenta suele serRESULTADOS ACUMULADOS.
Luego, los cheques girados y no cobrados deben registrarse en BANCOS / CHEQUES MOTIVOS VARIOS. La cuenta contable que debe usarse es la misma que se usó en el balance inicial, en nuestro ejemplo Patrimonio.
Documento: COMPROBANTE DE EGRESO (CE)
Fecha: 31/12/2020
Beneficiario: DESARSOFT SA
Cuenta Debe Haber # Bco F.Bco Patrimonio $ 100 999 01/02/2021 Produbanco $ 100 - -
Documento: COMPROBANTE DE EGRESO (CE)
Fecha: 31/12/2020
Beneficiario: RUNFOOD SA
Cuenta Debe Haber # Bco F.Bco Patrimonio $ 100 998 01/02/2021 Produbanco $ 100 - -
Documento: COMPROBANTE DE EGRESO (CE)
Fecha: 31/12/2020
Beneficiario: FIXER SA
Cuenta Debe Haber # Bco F.Bco Patrimonio $ 100 997 01/02/2021 Produbanco $ 100 - -
¶ Resultado
Cuando se imprima un balance general al 31/12/2020, se obtendra:
BALANCE GENERAL
Al 31/12/2020
Cuenta Saldo Activo - Produbanco $ 700 Total Activo $ 700 Pasivo $ 0 Patrimonio $ 700 Total Pasivo + Patrimonio $ 700
La conciliación se hace en BANCOS / CONSULTAR MOVIMIENTOS. En esta pantalla se obtendrá:
| Fecha | Doc | Beneficiario | Debe | Haber | Saldo | [X] |
|---|---|---|---|---|---|---|
| 31-12 | SI | - | 1000 | 1000 | [X] | |
| 31-12 | CE | DESARSOFT SA | 100 | 900 | [ ] | |
| 31-12 | CE | RUNFOOD SA | 100 | 800 | [ ] | |
| 31-12 | CE | FIXER SA | 100 | 700 | [ ] |
De esa forma, los 3 cheques postfechados girados y no cobrados se podrán marcar para su conciliación cuando sean cobrados en la fecha respectiva.
¶ Saldo Inicial Inventario
El inventario inicial debe subirse como COMPRA DE INVENTARIO, y generar el siguiente asiento
| Cuenta | Debe | Haber |
|---|---|---|
| (1) Inventario | $ 1000 | - |
| (3) Saldos iniciales | - | $ 1000 |
- Abrir
CONTABILIDAD / PLAN DE CUENTASy asegurarse de que exista una cuenta para saldos iniciales en el patrimonio. Si no existe, crearla. - Abrir
CONFIGURACION / FORMAS DE PAGOy asegurarse de que exista una forma de pago enlazada aSALDOS INICIALESen el patrimonio. La descripción de la ofmra de pago también debería serSALDOS INICIALES. - Abrir
COMPRAS / COMPRA DE INVENTARIO - Seleccionar como proveedor a la misma empresa. Si no existe, crearlo.
- Llenar los items con costo y cantidad. Si se tiene la información en Excel, usar el botón
Otros Comandos / Importar Excel - En la forma de pago escoger
SALDOS INICIALES(creada en el paso 2) - En la pestaña
Otros Parámetros, habilitar la casillaInformal - Guardar
El archivo excel debe cumplir los siguientes requisitos:
- Los datos deben estar en la primera hoja
- El encabezado debe ser la primera fila (A)
- Los nombres de las columnas admitidos son:
| Campo | Observación |
|---|---|
| codigo | |
| cantidad | |
| precio | sólo para ventas |
| costo | para compras, ajustes, etc. |
| lote | si artículo tiene activo Exigir Lote |
| elaboracion | si artículo tiene activo Exigir Lote |
| caducidad | si artículo tiene activo Exigir Lote |
Descargue el archivo de ejemplo
https://www.dropbox.com/s/is07p8icamuor36/Importar Excel Genérico.xlsx?dl=1
¶ Saldo módulo CXC / CXP
¶ Procedimiento
La subida de saldos iniciales se realiza siempre con la asistencia de soporte técnico.
Descargue el siguiente archivo y llene sus saldos iniciales: productos-pcgerente-migracion-cxc_y_cxp.xlsx
Cuando termine de llenar la hoja de excel, comuníquese con soporte técnico para realizar la subida de saldos.
¶ Cuadre con contabilidad
Al subir el balance inicial (que se hace como un diario en CONTABILIDAD / ASIENTOS), debe especificar en el detalle el nombre del cliente / proveedor a quien corresponde el saldo. Ejemplo:
La razón de esto, es la pantalla CONTABILIDAD / CONCILIAR MÓDULOS.
Esta pantalla compara módulo vs. contabilidad, para que sea fácil encontrar errores. Abra esta pantalla y verifique que los saldos iniciales cuadran entre el módulo y la contabilidad.
Para que los módulos se mantengan cuadrados, deben partir cuadrados.