Este módulo está diseñado para 2 casos
Una guía es un documento que pone por escrito:
Los contenidos son tarifarios.
Puede haber un tarifario general (en caso de tener atención al público), pero por lo general hay tarifarios específicos por clientes específicos. Por ejemplo:
Cliente Promesa
Cliente CandyPlanet
La guía es un documento interno de la empresa. La empresa administra su propia numeración.
La factura es el documento tributario conocido en el país: que se autoriza vía electrónica con el SRI.
Las guías son un concepto del módulo de logística.
Las facturas son un concepto del módulo de ventas.
Sin embargo tienen relaciones. Para explicar sus relaciones, vamos a basarnos en ejemplos reales de clientes:
| Escenario | Exacto Carga | Transporte los Andes | Observación |
|---|---|---|---|
| Factura de contado | Módulo de ventas genera 1 factura, y el módulo de logística genera 1 factura | Módulo de ventas genera 1 factura, y el módulo de logística genera 1 guía | Transporte los andes genera 1 guía a pesar de que realmente es una factura |
| Guía de crédito | Módulo de ventas no genera nada y módulo de logística genera 1 guía | Módulo de ventas no genera nada y módulo de logística genera 1 guía | Igual |
| Observación | Genera el documento según el caso real | Siempre genera una guía | - |
Explicación: Los Andes generan una guía porque su proceso de negocio implica imprimir sobre un papel troquelado y previamete numerado llamado Guía. Entonces la única forma de que coincida la numeración de las guías físicas con el sistema es que siempre se genere una guía.
En otras palabras, cuando Transporte Los Andes decida abandonar el uso de sus guías preimpresas, le conviene adoptar la forma de trabajo de Exacto Carga (que es la estándar).
El seguro es un valor en dólares que se paga para recibir una compensación en caso de que se pierda la carga.
Por lógica, el seguro debe estar PAGADO antes de iniciar el viaje. Sin embargo, el sistema ofrece 3 opciones de crédito para hacer un viaje:
| Documento | Tipo de crédito | Quién paga el transporte | Quién paga el seguro | Se cobra el seguro | Factura transporte | Factura por seguro |
|---|---|---|---|---|---|---|
| Factura | Flete al cobro | destinatario | remitente | Sí | Se emite a nombre del destinatario a crédito | Se emite a nombre del remitente de CONTADO |
| Factura | Crédito | remitente | remitente | Sí | Se emite una factura a nombre del remitente a crédito | Se emite una factura a nombre del remitente de CONTADO |
| Guía | siempre es a crédito | remitente | remitente | NO | Se hace 1 sola a nombre del remitente con transporte y seguro, previo Anexo de facturación | N/A |
| Factura | Contado (no es crédito) | remitente | remitente | Sí | Se hace 1 sola a nombre del remitente con transporte y seguro | N/A |
Observaciones:
En la base de datos, el FK entre guía y factura de seguro se guarda en
logistica.GUIA.idFacturaSeguro
Todas las guías tienen forma de pago crédito.
¿Si las guías son a crédito, cuándo y cómo las cobro?
R: Para poder cobrar una guía primero debes facturarla. La guía no es parte de la cartera, por eso no permite registrar cobros.
Las guías se facturan de forma consolidada (es decir, varias guías a la vez en 1 sola factura). A este proceso se llamamos Anexo de facturación (está explicado más adelante)
Las facturas en cambio, pueden ser de contado, a crédito o flete al cobro.
Para registrar la trazabilidad de que una guía partió con destino a otra ciudad, creamos manifiestos en el sistema; donde indicamos una por una las guías o facturas que van a viajar.
Es decir: el manifiesto es un resumen de las guías / facturas que viajan de una ciudad a otra.
La ciudad de destino confirma la recepción de la mercadería y cualquier novedad a manera de observación.
Si la ciudad de destino está de camino a otra sucursal y no es el destino final de la mercadería, se crea un estado RECIBIDO EN BODEGA TRÁNSITO. En este punto debe hacerse otro manifiesto a la ciudad de destino final. Ej:
Geográficamente Guayaquil está a medio camino entre Santo Domingo y Machala. Si la empresa envía carga desde Santo Domingo para Guayaquil y para Machala, pone la carga en 1 solo camión, pero el camión sale con 2 manifiestos:
Cuando el camión llega a Guayaquil, debe confirmar los 2 manifiestos. En ese punto, el estado de las guías que viajan en esos manifiestos cambian
RECIBIDORECIBIDO EN BODEGA TRÁNSITOEl encargado de la ciudad de destino arma Rutas de Entrega, que es análogo al manifiesto de carga, pero con el objetivo de entregar al domicilio / punto de destino. Es lo que se llama última milla. Ej:
El registro de la entrega se hace de 2 formas:
Las formas de pago se configuran por cada bodega. Ej.
GUAYAQUIL CONSOLIDACION tiene asignadas las formas de pago:
EFECTIVO GUAYAQUIL yRETENCION 1% - 310 TRANSPORTE.QUITO CONSOLIDACION tiene asignadas las formas de pago:
EFECTIVO QUITO yRETENCION 1% - 310 TRANSPORTE.Esta configuración se hace en CONFIGURACION / BODEGA, pestaña Formas de Pago.
En base a las guías entregadas se arma un documento Anexo de Facturación por cliente.
Este documento se puede enviar al cliente para obtener una aprobación previa a la facturación.
La conversión en factura es inmediata, ya que no requiere más información adicional.
Al inicio de cada día de trabajo, se puede registrar una Orden de Servicio que es un documento que autoriza a un proveedor a cobrarle a la empresa un viaje.
Además se puede registrar un anticipo de dinero para que ejecute el viaje.
Cuando llegue el momento acordado, el proveedor presenta una factura a la empresa y el sistema verifica que el valor de dicha factura de compra sea igual a las órdenes vigentes que tenga el proveedor.
Además, la factura se cruza con los anticipos que tenga pendientes y el módulo de cuentas por pagar refleja sólo el saldo neto por pagar.
Si existe algún error con el estado de las guías la solución es correr el Mantenimiento General (previo backup de la BD) si eso no funciona, notificar a desarrollo.
La guía se crea en la opción de INVENTARIO / DESPACHO, activando la opción Generar Guía de Transporte. (Ver el artículo principal).
Idéntica al caso 1
Idéntica al caso 1
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