INVENTARIO / REPROCESOReprocesar Ahora.Cambiar Datos.Reprocesar Ahora, para que se vayan borrando de la lista de errores.IMPORTANTE: El trabajo de corregir negativos debe hacerse cuidadosamente sin dañar la existencia real. En una ocasión, un usuario confundido registró ajustes de ingreso indiscriminadamente con tal de eliminar negativos, pero sin analizar caso por caso. El resultado es que su inventario se dañó por completo y no había forma de arreglarlo después. Tuvimos que eliminar toda la información.
IMPORTANTE: El reproceso debe realizarse cuando no haya ningún usuario trabajando en el sistema. Si hay alguien trabajando mientras corre el reproceso, el sistema arrojará un error al final del proceso y ud. habrá perdido mucho tiempo de espera en vano.
IMPORTANTE: Si ud. ya hizo el cierre contable de un año que no ha reprocesado, su cierre no es confiable. Anule el cierre y corra el reproceso. Si necesita volver a dejar los saldos iguales al cierre, entonces agregue un diario de ajuste con fecha 31 de diciembre del año dañado y luego revérselo con fecha 1 de enero del año siguiente.
IMPORTANTE: Hay transacciones que naturalmente ocurren después de otras. Por ejemplo una nota de crédito siempre ocurre después de una factura. En una transferencia, el egreso se hace antes que el ingreso. Si ud. intenta forzar por cambio de fechas que ocurran en el orden contrario, el sistema rechazará su cambio.
Este video corresponde a reproceso por transacciones, pero le será de ayuda para entender la idea general de cómo corregir los negativos.
https://www.youtube.com/watch?v=RWwULqqWxKU
El reproceso re-calcula la fórmula del costo promedio ponderado para cada transacción y vuelve a generar los asientos contables.
Ya que todos los valores por descarga de inventario tendrán un asiento correcto y un costo promedio correcto, esto logra naturalmente que el reporte de inventario del módulo cuadre con la cuenta de inventario del balance general.
El reporte de inventario se saca en INVENTARIO / REPORTES DE INVENTARIO / Existencia Costo.
El balance general se obtiene en CONTABILIDAD / REPORTES CONTABLES / Balance General.
Ambos deben coincidir.
Costo Promedio Ponderado = ((Existencia Actual * Costo Promedio Actual) + (Cantidad Nueva * Costo Nuevo)) / Existencia Actual + Cantidad Nueva
Por ejemplo,
Si un artículo tiene stock 0 y se va a comprar por primera vez 4 unidades a 5 dólares cada una, la fórmula es
CPP = ((0 * 0) + (4 * 5)) / 0 + 4
CPP = 20 / 4
CPP = 5
De este ejercicio, se deduce que cuando ocurre el primer ingreso de mercadería, el costo del nuevo ingreso es igual al nuevo costo promedio ponderado.
El tema se complica cuando hay un nuevo ingreso y el producto ya tiene existencia y costo. Se agregarán 10 unidades a 8 dólares cada una, el costo promedio es
CPP = ((4 * 5) + (8 * 10)) / (4 + 10)
CPP = (20 + 80) / 14
CPP = 100 / 14
CPP = 7.1428
Cuando se vende un artículo de estos, el sistema genera un costo de ventas. Ej, se venden 3 unidades a un precio de $ 20 cada una. Asiento de la venta (sin IVA) es
| Cuenta | debe | haber |
|---|---|---|
| Caja | 60 | |
| Ventas | 60 | |
| Inventario | 21.42 | |
| Costo de ventas | 21.42 |
El valor del inventario vendido es Cantidad * CPP = 3 * 7.1428 = 21.42
Para poder reprocesar, el sistema requiere que ningún artículo tenga existencias negativas a lo largo de su historia.
Un error común es pensar que bastaría con no tener existencias negativas al FINAL. Este es un error de razonamiento porque el costo promedio se calcula en cada transacción. Por lo tanto, si una sola transacción tiene existencias negativas, el resto de la historia quedará dañado.
Imagina que tienes un artículo con 40 unidades con costo $-5 cada una.
Si entra una compra de 10 unidades $ 8 cada una, la fórmula arroja un valor ridículo:
CPP = ((40*(-5))+(10*8)) / (4+10)
CPP = (-200+80)/14
CPP = -120/14
CPP = -8.571
El error más común en los restaurantes es que registran las cosas a destiempo.
Por ejemplo, venden sin tener stock.
Cuando eso ocurre, el sistema hace el asiento con costo 0 (o cualquier costo irreal)
| Cuenta | debe | haber |
|---|---|---|
| Caja | 60 | |
| Ventas | 60 | |
| Inventario | 0.01 | |
| Costo de ventas | 0.01 |
El reproceso avanza transacción por transacción en orden de fechas.
Cuando el reproceso llegue a esta factura, tendrá un costo correcto y corregirá el asiento.
| Cuenta | debe | haber |
|---|---|---|
| Caja | 60 | |
| Ventas | 60 | |
| Inventario | 21.42 | |
| Costo de ventas | 21.42 |
Los ajustes son documentos internos. No tributarios, no sujetos a ningún tipo de auditoría, ya que son de libre ingreso no hay con qué compararlos.
Por esta razón, el sistema sobrescribe durante el reproceso cualquier costo que tenga un ajuste por el costo promedio que tenga el artículo en ese momento (Similar al ejemplo de arriba).
Es importante que los ingresos de mercadería se hagan por
Cuando el costo viene de una de estas transacciones, el sistema lo respeta y calcula un nuevo costo promedio basado en esa información.
Lo ideal es correr un reproceso general para que cuadre el balance con el módulo.
Sin embargo, el reproceso general es lento.
Muchas veces se quiere arreglar un error puntual.
En ese caso:
Este mecanismo reprocesa todos los artículos que contenga dicha transacción.
Si esos artículos, en su historia tocan más artículos, entonces el sistema también exigirá que no tengan existencias negativas.
Se hace una especie de "cadena de contagio".
Ej.
El usuario quiere reprocesar la COMPRA # 3 que tiene los artículos A,B y C.
Con fecha posterior, existe una COMPRA # 4 que tiene los artículos A,C y D.
Con fecha posterior, otra COMPRA # 5 tiene los artículos D, E y F.
Los dos primeros, tienen en común el artículo A.
Los dos últimos tienen en común el artículo D.
Cuando el reproceso corra, se validará que no tengan existencias negativas A,B,C,D,E y F.
Los artículos tienen 4 enlaces contables:
De estas 4 cuentas, la más relevante para el reproceso es la primera: Inventario / Compras.
La cuenta de inventario debe estar en el activo, por lo general se llama Inventario de Mercaderías, Inventario de Producto terminado, Producto terminado en almacén, Materia Prima, etc.
Sin embargo, el sistema no tiene la capacidad de razonar esto. Por lo tanto, el sistema deduce que las cuentas de inventario válidas son las que están asignadas al enlace contable de Inventario / compras de artículos stockeables.
SELECT distinct CU.numeroGenerado, CU.nombre
FROM ARTICULO A INNER JOIN
CUENTA CU ON A.compra=CU.secuencial
where A.stockeable = 1
Un problema común es que hay productos que son stockeables, y se les pone un enlace contable a una cuenta que no es de inventario. Esta mala configuración produce todo tipo de errores y el sistema ya no los puede detectar.
El sistema asume que esta configuración está bien hecha. Es responsabilidad del usuario darle esta primera configuración correcta al sistema.
Para que el reproceso corra bien, deben solucionar primero los errores más comunes.
Esto errores están claramente identificados, y por lo tanto se presentan en pantalla.
El texto completo en pantalla explica el error. A continuación un ejemplo de cómo ocurre este error:
INVENTARIO / ARTICULO Crear un artículo NO STOCKEABLECompras / Inventario dice 1 - INVENTARIO .Esto es un error porque:
El texto completo en pantalla explica el error. Cómo ocurre el error:
INVENTARIO / ARTICULO Crear un artículo STOCKEABLECompras / Inventario sea diferente a 1 - INVENTARIO , por ejemplo 4 - VENTAS.Esto es un error porque:
Si las diferencias persisten a pesar de hacer el reproceso, una buena idea es comparar ambos módulos de forma resumida (por documentos), esto se hace en CONTABILIDAD / CONCILIAR MODULOS, con la opción Inventario.